hg0088官网

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            hg0088官网新馆档案数字化服务项目公告

            2019年04月23日 hg0088官网

              一、项目名称

              hg0088官网档案数字化服务项目

              二、项目内容

              根据我馆档案工作的实际情况,本项目需完成财务档案2300卷(其中财务凭证2080卷,财务报表及账簿220卷)的整理工作,基建档案66卷的数字化加工工作等(详见附件一)。实现纸质档案的规范化管理,电子档案录入原综合档案管理系统,建成资料齐全的档案数据库,实现电子档案通过档案管理系统进行利用。

            序号

            服务名称

            暂估量

            具体服务内容

            备注

            1

            档案核查(含凭证2000卷、账簿及报表等200盒)

            2300

            按照年度、档案类型(凭证、报表、账簿、其他)、保管期限等进行清点核查、盘点、分类、排序等

            2

            凭证档案

            整理及录入

            2080

            录入、装盒、盖档号章并填写目录号、案卷号;贴封皮(正面和侧面填写年度、月份、凭证起止号、共多少册、本册是第七册);盖盒(包括有凭证名称、起始年月日、截止年月日、本月共多少册、本盒是第几册、保管期限、财会主管、经办会计、目录号、年、月、起止卷号、起止凭证号)、等部分或全部工作

            3

            账簿及报表

            整理及录入(4-5CM

            220

            4

            档案搬运及重新上架、排序

            2300

            盘点、造册、下架、装箱、搬运、上架、排架等

            5

            基建档案数字化

            66

            档案为成册文件,不可拆卷扫描,需平板扫描、图像处理、数据处理等

            6

            档案盒及用品

            1

            凭证盒约1300个,报表及账簿盒约200个,其他耗材

              注:1.以上报价需为人民币含税价;

              2.具体标准参照行业及客户标准执行;

              3.以上数量为2015年及以前年度在库档案预估值,其中凭证约2080卷,账簿及报表约220盒,最终以实际服务的数量为准;

              三、项目时间

              2019年4月至2019年10月。

              四、项目最高限价

              人民币8万元。

              五、项目服务要求

              (1)档案整理、数字化基本要求

              1)档案接收

              ①中标人指定1-2名固定人员负责整个项目的档案接收、保管、归还工作,在整个项目期间不得随意更换。

              ②接收时间:每周一到周五上午8:30—9:30。

              ③负责接收人员要在招标人相关档案管理员带领下从库房搬运档案,档案的选择从招标人确定的清单(合同签订后由招标人向中标人提供档案数字化处理清单)中依次提取,对提取的档案要逐页清点,并办理档案借用手续,不得出现任何差错。

              2)目录著录

              ①按照招标人档案著录要求进行著录,档案著录分为项目级、案卷级和卷内级别(约50个字段)。

              ②著录应符合招标人综合档案管理系统的标准要求。

              ③数据格式选择

              目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

              ④档案著录

              按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录,建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正,确保目录的准确率。

              ⑤目录数据质量检查

              采用双机对录自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据立即进行修改或重录。

              3)目录数据修改

              ①按照招标人的要求,对照校对好的纸质目录检查,发现错误或疏漏进行修正。

              ②差错率不得超过1%。

              4)原件拆卷

              ①将档案原件的装订线拆除,排好顺序,不得出现任何漏缺页及顺序差错,更不能对档案原件有任何损坏。

              ②记录每卷档案原件的总页数,注明每一页幅面的大小A3或A4,A2或A0,原件缺码的也要注明。

              ③填写扫描情况登记表。

              5)档案扫描

              ①必须采用专业文件扫描仪。

              ②对于纸质较差的档案原件,不允许采用连续进纸方式扫描,只能单张扫描。

              ③文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档。

              ④对档案页面字迹清晰、不带插图的档案,黑白页面采用黑白二值模式进行扫描,彩色页面采用彩色模式扫描;对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案,采用灰度或彩色模式扫描。分辨率不低于250dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况,分辨率为300dpi或更高。大幅面档案文件,如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的,选用大幅面图像扫描仪(AO)。

              ⑤扫描质量要求以视觉清晰为准,页面完整,不得漏页。

              ⑥对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对图像页面中出现影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理,处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

              6)数据存储及合并

              ①对扫描后的每页图像文件进行检查(包括图像准确度、清晰度、方向是否正确、有无倾斜等)、存储。

              ②出错率不得超过1%。

              7)光盘刻录

              ①将扫描形成的图像文件全部刻录成光盘,并提供详细清单(含电子清单和纸质清单,电子清单须全部汇总成一个文件夹,且每个光盘的电子清单也须刻录在相对应的光盘里)。

              ②刻录盘片由中标人提供。

              ③刻录质量:刻录必须保证质量,要求盘片能在普通光驱中正确读取,内容无差错(有任何差错必须重新刻录)。

              ④刻录文件组织管理方式:完全按照档案管理的要求做好分级分项组织管理。

              8)数据挂接

              ①将电子化过程中形成的多页TIFF格式或者PDF格式的每份图像文件对照综合档案管理系统原有数据,进行批量挂接导入综合档案管理系统,并将导入后的数据备份。

              ②每天必须及时进行数据挂接,以备招标人检查。

              ③出错率不得超过1%。

              9)数据检查

              ①中标人必须安排专责人员对前面所有工作进行详细检查。

              ②为保证工作质量和方便招标人掌握工作进度,中标人必须在每周一将上周处理完成的数据刻录一套光盘供招标人检查,招标人随机抽查或全部检查,抽查或检查中发现错误超过1%,招标人即将本批数据一次性退给中标人检查修改,书面告之具体错误处。同一批数据退回3次或在整个项目实施过程中数据累积退回10次,招标人暂停中标人全部工作一周责令其整改,整改期间耽误的工作进度由中标人自行负责。

              10)原件装订(装盒)

              档案采用装订装盒的方式进行归档。

              ① 装订(装盒)前检查:检查档案数量是否齐全;档案目录是否清晰并与档案

              实体相符;检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确,文件放置方向是否正确。

              ②按照拆卷前的标准原样装订(装盒),必须保证恢复拆卷前的状态。

              11)完整归还

              负责档案归还的专责人员对要归还的档案必须逐卷清点,办理好归还手续。

              12)数字化加工场地工作制度要求

              ①所有工作人员必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定,不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。

              ②所有工作人员与中标人签署的《保密协议书》均需在开始本项目施工前提交原件给招标人进行备案。

              ③所有工作人员需向招标人提供书面档案保密承诺,承诺严格遵守保密制度,并严格执行招标人规定的工作时间。

              ④由项目经理统一安排每天的工作,施工人员保质、按量完成,不允许加班。

              ⑤档案原件处理完成后必须立即原样归还,不得损坏和丢失档案原件;不得私自复制任何档案文件,不得将复制的档案文件偷带出工作场所。

              ⑥工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作,不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间,更不得将工作间的任何物品带出工作间外。

              ⑦在工作场所实行封闭管理,确保加工现场档案的安全。

              ⑧挑选业务熟练、相关项目经验丰富的人员,尽量不更换工作人员,如确实需要更换的,提前一周书面通知招标人,征得同意后才能换人。

              ⑨在全部工作中派遣项目实施经理一名,常驻实施地点,负责管理和协调各项工作。

              (2)档案整理、数字化处理技术要求

              1)基建工程档案操作步骤:档案接收à核查à拆卷à扫描à图像处理à质量总检à数据挂接à装订、装盒à上架、验收;

              2)文书档案操作步骤:档案接收à核查à拆卷à扫描à图像处理à质量总检à数据挂接à装订、装盒à上架、验收

              3)档案扫描必须采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪,如尺寸超过A3的,可选用大幅面图像扫描仪(AO);

              4)对于原件纸质较差的档案,不允许采用连续进纸方式扫描,只能单张用高速平板扫描;

              5)文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式;

              6)对档案页面字迹清晰、不带插图的档案,黑白页面采用黑白二值模式进行扫描,彩色页面采用彩色模式扫描;对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案,采用灰度或彩色模式扫描。分辨率不低于250dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况,分辨率为300dpi或更高;

              7)扫描质量要求以视觉清晰为准,页面完整,不得漏页。

              8)对扫描后的每页图像文件进行检查、存储;

              9)在保留原扫描的每页图像文件的同时,利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页TIFF格式文件或者多页PDF格式文件,文件名采用招标人规定格式进行命名;

              10)将扫描形成的图像文件全部刻录成光盘,并提供详细清单(含电子清单和纸质清单,电子清单须全部汇总成一个文件夹,且每个光盘的电子清单也须刻录在相对应的光盘里);

              11)刻录盘片要求是独立包装的高质量光盘;

              12)将扫描合并后的(多页TIFF格式或者多页PDF格式)每份图像文件对照综合档案管理系统原有的目录数据,批量挂接并导入综合档案管理系统。

              (3)项目要求

              1)工作场地

              本项目招标人提供合适的工作场地,中标人必须在招标人指定的工作场地进行本项目。

              2)设备

              ①招标人只负责提供场地、电力、水、网络、档案存储、档案装具用品等基本设备。中标人应为本项目配备以下设备,设备的使用费用包括在投标报价中,服务期满后设备归中标人所有。

            名称

            参考品牌

            数量

            备注

            高速扫描仪

            柯达、松下

            适量

            平板扫描仪

            精益、富士通

            适量

            大幅面扫描仪

            卡莱泰克

            适量

            服务器

            联想、戴尔

            适量

            计算机

            联想、戴尔

            适量

            打印机

            市场主流品牌

            适量

            档案数字化加工软件

            适量

            档案图像处理软件

            适量

            其他

            市场主流品牌

            适量

              ②中标人所提供设备全部自行配备,并且要符合下面所列的要求:初始提供本次项目的电脑和扫描仪要求性能完好,且设备只能作为本项目专用,不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的资料带进工作场所进行操作。

              ③所有设备必须放置在招标人指定的工作地点。为了档案的安全,档案实施过程中所有设备不得中途搬出工作场地,待项目完成后所有设备必须经招标人检查后中标人自行撤离相关设备。

              ④中标人所提供设备须在合同签订后15个工作日内完成安装调试并能保证整个服务及系统的正常运行及操作,中标人负责完成安装调试工作。

              3)人员

              中标人须有稳定专业的档案整理及数字化扫描加工队伍,有从事档案整理和档案数字化加工服务经验。

              ①中标人需为该项目组织合适的服务团队,2名以上档案持证上岗人员(中专及以上学历)。

              ②中标人提供的服务团队成员名单必须为项目实际实施的人员,变动不得超过20%,否则招标人有权终止与应标人的合作并追究相关责任。

              ③配备的驻场人员情况应在项目正式进场时向招标人备案,包括姓名、学历、职称、项目职责安排等情况,并附上相关证明文件复印件;

              ④中标人须在合同签订后15日内完成人员配备以及岗前培训。若中标人未能配齐符合招标人需求的工作人员,则视为中标人主动违约,招标人有权终止合同。

              ⑤经招标人同意,中标人可在保证完成任务量的情况下适度调配人员,但须提供书面文件给招标人备案。

              (4)商务要求

              1)报价要求

              ①中标人的投标报价须以人民币为单位,应包含人工成本、投入的设备成本、材料成本、管理费、利润、税金、费用等完成本项目的一切费用的总和;

              ②中标人根据本企业的成本自行决定报价。

              2)完工期要求

              自合同生效之日起至2019年10月1日。

              3)质保期要求

              验收之日起1年。

              4)验收要求

              招标人应当自中标人履行完合同之日起10个工作日内组织验收。除招标文件另有要求外,均按国家、地方或行业(排列在前者优先)现行相关验收规范和评定标准执行。

              档案资料整理完毕、入库、上架,档案数字化扫描结束后,招标人组织验收小组,对档案资料整理、数字化扫描的质量进行检查验收,如果发现数量不足或有质量、技术等问题,中标人应负责按照招标人的要求采取补足或更换等处理措施,并承担由此发生的一切损失和费用。验收合格后,中标人须出具《档案整理、数字化外包服务项目验收报告》并签名盖章给招标人存档。

              5)售后服务要求

              ①成果维护期自招标人在成果质量验收单上签字之日起计算,维护费用计入总价;

              ②维护期内,中标人负责对其提供的成果维护,不再收取任何费用,但不可抗力(如火灾、雷击等)造成的故障除外;

              ③中标人对招标人的服务通知应在1小时内电话响应,一般问题应在24小时内解决。遇到重大技术问题也应在3个工作日内提出解决办法、措施或预案,并在5个工作日内彻底解决故障;

              ④所有成果维护服务方式均为中标人上门服务,即由中标人派员到成果使用现场维护,由此产生的一切费用均由中标人承担。

              6)其它要求

              ①以上档案数量为估算值,供参考,最终以实际发生数量为准;

              ②中标人分项报价须含一切所需、项目验收的费用及开具增值税专用发票等费用。

              六、资质要求

              1、投标人应具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件,如下:

              第二十二条 供应商参加政府采购活动应当具备下列条件:

              (一)具有独立承担民事责任的能力;

              (二)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;

              (三)具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

              (四)有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;

              (五)参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录;

              (六)法律、行政法规规定的其他条件。

              2、投标人应是在中国境内注册,在法律上、财务上独立,合法运作并独立于招标人和采购代理机构的法人;

              3、投标人应具有档案咨询或档案整理或档案数字化等档案服务相关经营范围,具有参与类似档案电子化服务项目(整理及数字化)经验。

              七、投标人注意事项

              1、凡处于被责令停业、财产被接管、冻结、或处于破产状态的企业,均无资格参加本项目投标。凡隐瞒上述情况参与投标的企业,一经发现,立即取消其投标、中标资格;

              2、本项目不接受联合体投标;

              3、本项目将采取资格后审;

              4、投标人不允许对本招标项目及其相关服务进行分包和转包;

              5、投标人应遵守国家有关的法律、法规和条例。

              八、聘请程序与方式

              (一)申请

              1.有意应聘的档案数字化服务项目公司须提交相应材料,材料的内容至少应包括:

              (1)本单位近3年基本情况介绍,包括从业人员概况、开展业务情况、办公场所、硬件情况等;

              (2)企业营业执照、档案中介服务机构备案登记回执、近三年档案数字化服务经验案例;

              (3)为应聘档案数字化项目服务所配备助手的基本情况;

              (4)为我馆提供档案数字化项目服务的工作方案、服务工作细则与收费标准,服务工作细则作为以后签订合同的附件。

              (二)申请方式

              1.递交时间:2019年4月23日至2019年 4月30 日

              2.递交地点:广州市珠江东路2号hg0088官网办公室

              3.递交的文件(一式三份),并加盖单位公章,且文件袋须密封并加盖单位公章。

              九、评审

              hg0088官网评审工作组对所有应聘材料进行认真评选,综合考察各应聘单位的基本情况、业务专长、相关业绩、服务工作方案、收费标准等因素,择优确定。hg0088官网将在递交文件资料截止时间之后的10工作日内通知被选中单位,未选中单位不另行通知。

              十、以上公告内容解释权归hg0088官网。

              十一、联系方式:

              联系人:刘忠清

              地址:广州市珠江东路2号hg0088官网办公室

              邮编: 510623   电话:020-38046806

              传真:020-38046800

              附件4:评分表

            序号

            评标因素

            分值

            评分细则及分值范围

            得分

            1

            投标人报价

            20

            满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价定为评标基准价,其价格分为20分;其他投标人的价格评估得分公式:价格评估得分=(评标基准价/投标报价)X20

            2

            偏离情况

            8

            偏离是对服务要求、商务要求的响应程度,每一条款偏离扣1分,最低得分为0分。

            3

            服务方案

            16

            对比各投标人整体服务方案的合理性、完整性、先进性,可行性,优得8-10分,一般得4-7分,较差得0-3

            4

            工作安排与时间进度计划

            5

            对比各投标人的工作安排与时间进度计划,优得4-5分,一般得2-3分,较差得0-1

            5

            现场安全、保密、人员管理制度、质量控制及差错防范措施

            5

            对比各投标人的现场安全、保密、人员管理制度、质量控制及差错防范措施,优得4-5分,一般得2-3分,较差得0-1

            6

            同类项目业绩(提供合同复印件并加盖公章)

            10

            2016年以来具有类似的档案整理、扫描项目,每个得2分,最高得16分。

            注:需提供合同关键页扫描件

            7

            培训方案

            5

            对比各投标人项目实施培训方案,培训课程、时间、师资、培训方式合理。优得4-5分,一般得2-3分,较差得0-1

            8

            专业技术能力

            9

            投标人具有自主知识产权档案数字化加工系统、档案数字化扫描加密系统、电子档案综合管理系统,每个3分,最高9分。

            注:需提供有效期内的证明文件

            9

            企业资质及实力

            6

            ①具有国家高新技术企业认证证书,得3分,满分3分。

            ②具有档案行政管理部门颁发的《档案中介服务机构备案登记证书》或备案回执,得3分,满分3分。

            注:需提供有效期内的证明文件

            10

            项目团队

            16

            ①拟投入人员情况(项目负责人除外)

            具有大专及以上学历、市级以上档案主管部门颁发的档案工作人员岗位培训上岗证书1人得2分,最高得10分。

            注:累计得分,最高10分,需提供近3个月在本单位购买社会保险证明

            ②拟投入本项目的项目负责人

            具有全日制本科学历、高级档案管理师证书得6

            具有本科学历、档案管理师证书得3

            注:限1人,最高6分,需提供相关资质证书及近3个月在本单位购买社会保险证明

            合计

            100

            评分人签名:

            文/

            图/

            编辑/

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